Пошаговое оформление дистанционного приема на работу в 2025 году

С каждым годом дистанционная работа перестает быть экзотикой и становится привычным форматом трудовых отношений. Как практикующий юрист, отмечу: закон в этой области значительно продвинулся, создав четкие, хоть и не всегда очевидные, правила игры. В 2025 году оформить удаленного сотрудника можно полностью в электронном виде, и это не просто удобно, а юридически полноценно. Давайте разберемся, как сделать все по закону, избежав типичных для многих работодателей ошибок.

Понятие дистанционной работы в 2025 году

С точки зрения Трудового кодекса РФ, дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя. Ключевое отличие от старого понятия «надомной работы» — использование для взаимодействия информационно-телекоммуникационных сетей (проще говоря, интернета). Законодатель максимально адаптировал процедуры к цифровой реальности, и этим нужно грамотно пользоваться. Например, основной документ — трудовой договор — заключается путем обмена электронными документами, подписанными квалифицированной электронной подписью. И это имеет абсолютную юридическую силу. При этом, что важно знать каждому кадровику, работник сохраняет право запросить бумажный экземпляр, который вы обязаны направить заказным письмом в течение трех рабочих дней. Нарушение этого срока — уже основание для жалобы в ГИТ.

Необходимые документы для трудоустройства дистанционного работника

Здесь законодатель пошел навстречу и работникам, и работодателям. Пакет документов, который мы все привыкли собирать в папку, теперь можно предоставить в отсканированном виде. Это касается и паспорта, и документов об образовании, и даже трудовой книжки для внесения записи.

Что нужно от соискателя:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (электронная копия).
• Трудовая книжка (если она ведется в бумажном виде и работник хочет внести запись).
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• СНИЛС.
• Документы об образовании и квалификации (при их требовании для должности).

Однако имейте в виду важный нюанс из моей практики: работодатель вправе запросить нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе, если есть сомнения в их подлинности. Это ваше законное право, закрепленное в ст. 65 ТК РФ. Рекомендую прописать эту возможность в трудовом договоре, чтобы избежать недопонимания в будущем.

Особенности трудового договора при дистанционной работе

Трудовой договор с дистанционным работником — это ваш главный инструмент управления рисками. Помимо стандартных условий, он должен содержать ряд специальных положений. Их отсутствие может привести к спорам и претензиям со стороны контролирующих органов.

Обязательные условия для включения в договор:

• Место работы. Укажите, что работа выполняется дистанционно, и конкретизируйте место (например, «работа выполняется дистанционно по адресу: [адрес работника]»). Это критически важно, так как меняет множество сопутствующих условий, от охраны труда до определения подсудности при спорах.
• Порядок взаимодействия. Как, в какие сроки и с помощью каких средств вы будете обмениваться документами, отчитываться о работе, получать задания. Без этого пункта документооборот превратится в хаос. Рекомендую указать конкретные мессенджеры, системы электронного документооборота и сроки ответа на сообщения.
• Обеспечение оборудованием и софтом. Четко пропишите, кто что предоставляет. Если работник использует свой компьютер, вы обязаны компенсировать эти затраты (ст. 312.3 ТК РФ). Размер компенсации можно установить фиксированным или расчетным способом — главное, чтобы это было отражено в договоре. Игнорирование этого требования — прямой путь к судебному спору о взыскании невыплаченной компенсации.
• Режим рабочего времени и времени отдыха. Если вы не установите конкретный график, работник по умолчанию вправе самостоятельно планировать свое рабочее время (ст. 312.4 ТК РФ). Это подходит не для всех должностей. Хотите контролировать? Прописывайте график в договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен.

И помните: оплата труда дистанционного работника не может быть ниже, чем у коллег, выполняющих такую же функцию в офисе. Это требование равенства прямо закреплено в законе.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами

Это один из самых сложных моментов в дистанционной работе. Как доказать, что работник был ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка или Положением об оплате труда? Бумажный лист ознакомления здесь не сработает.

Наиболее надежный и юридически чистый способ — направить сотруднику все локальные акты в виде файлов, подписанных квалифицированной электронной подписью работодателя, и получить от него в ответ подписанное его электронной подписью уведомление о получении и ознакомлении. Этот электронный документооборот и будет вашим доказательством в случае любого спора. Убедитесь, что этот порядок детально прописан в самом трудовом договоре.

Оформление трудовой книжки (электронной)

С 2025 года бумажные трудовые книжки практически ушли в прошлое. Основной формат — электронный. Внесение записи о дистанционной работе в электронную трудовую книжку (ЭТК) происходит в стандартном порядке через СФР.

Главная особенность: запись о том, что работа была именно дистанционной, вносится только по желанию самого работника (ст. 312.2 ТК РФ). На практике это означает, что в заявлении о приеме на работу нужно предусмотреть соответствующий пункт, где сотрудник выразит свое волеизъявление. Если такого заявления нет — вносится стандартная запись без указания дистанционного формата.

Пошаговая инструкция оформления дистанционного приема на работу в 2025 году

Вот четкий алгоритм, который я рекомендую использовать HR-специалистам и руководителям. Следуя ему, вы минимизируете юридические риски.

1. Согласование условий и заключение трудового договора.Все договоренности должны быть зафиксированы. Заключайте договор путем обмена электронными документами, подписанными КЭП. Не забудьте: если работник попросит бумажный вариант, у вас есть 3 рабочих дня, чтобы его отправить. Промедление — нарушение.
2. Получение документов для трудоустройства.Запросите у будущего сотрудника скан-копии всех необходимых документов. Если какие-то копии вызывают сомнения, используйте свое право запросить нотариально заверенные бумажные копии.
3. Обеспечение оборудованием и ПО.Определитесь и закрепите в договоре: предоставляете вы технику или компенсируете использование личной. Не оставляйте этот вопрос на «авось», это одна из самых частых причин споров.
4. Установление режима рабочего времени.Примите решение: будете ли вы контролировать график. Если да — пропишите его в договоре и ознакомьте с ним сотрудника. Если нет — сотрудник будет работать в удобном ему режиме, и претензий к нему по этому поводу у вас быть не может.
5. Оформление перевода на дистанционную работу (для действующих сотрудников).Это не прием, а перевод. Основание — заявление сотрудника или ваше предложение с его согласия. Оформляется дополнительным соглашением к договору, которое также можно подписать электронно. Временный перевод (до 6 месяцев) требует обязательного письменного согласия работника (ст. 312.9 ТК РФ).
6. Фиксация порядка взаимодействия.Пропишите в договоре или отдельном приложении все детали коммуникации: каналы связи, сроки ответа, форматы отчетности. Это ваш регламент, который предотвратит 95% возможных конфликтов.
7. Внесение записи в трудовую книжку.Действуйте по заявлению работника. Хочет указать дистанционный формат — вносите. Не хочет — делайте стандартную запись.
8. Контроль и поддержка.Организуйте стабильную связь. Помните, что отсутствие взаимодействия с сотрудником более 2 рабочих дней подряд без уважительной причины является самостоятельным основанием для его увольнения (ст. 312.5 ТК РФ). Но чтобы этим основанием воспользоваться, вы должны будете доказать, что пытались выйти на связь.

Частые ошибки при оформлении дистанционного приема

В своей практике я регулярно сталкиваюсь с одними и теми же ошибками. Знать их — значит, избежать лишних проблем.

• Отсутствие письменного заявления работника на дистанционную работу. Особенно критично при переводе. Без этого документа вся конструкция юридически неустойчива.
• Необеспечение сотрудника оборудованием или компенсацией. Прямое нарушение ТК РФ, которое почти гарантированно приведет к суду и финансовым потерям.
• Нефиксирование порядка обмена документами. Порождает хаос и делает невозможным доказательство каких-либо фактов в суде.
• Игнорирование права работника на бумажный экземпляр договора. Многие работодатели забывают об этом, считая электронный формат достаточным. Это нарушение, за которое можно получить предписание от ГИТ.
• Неправильное оформление временного перевода без согласия сотрудника. Принудительный перевод незаконен. Даже на временной основе требуется его добровольное и оформленное согласие.

Оформление дистанционной работы в 2025 году — это четко регламентированный процесс, который при грамотном подходе становится удобным и безопасным для обеих сторон. Главное — внимание к деталям и строгое следование нормам Трудового кодекса. Используйте эту инструкцию как надежный ориентир, и вы сможете выстроить эффективные и юридически безупречные отношения с удаленными сотрудниками.